前 言
本標準由國家檔案局提出并歸口。
本標準起草單位：國家檔案局檔案科學技術研究所、中國人民解放軍檔案館
本標準主要起草人：馬淑桂、聶曼影、杜梅、魏伶俐、張淑霞、孫瑾、馮文杰、晏杰、劉艷莉、王熹
電子檔案管理基本術語
1 范圍
本標準規定了電子檔案管理的基本術語及其定義。
本標準適用于檔案工作、文件工作及相關領域。
2 規范性引用文件
下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
DA/T 1—2000 檔案工作基本術語
3 一般概念
3.1
電子文件 electronic document；electronic record(s)
國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。
3.2
電子檔案 electronic record(s)；archival electronic record(s)
具有參考和利用價值并歸檔保存的電子文件。電子檔案由內容、結構和背景組成。
注：英文詞“record(s)”指公文、應留存文件、應歸檔文件或已歸檔文件（即檔案）；“archives”指具有永久保存價值的records。
3.3
電子文件管理系統 electronic document management system
EDMS（縮略語）
用于生成、使用和維護電子文件的計算機信息系統。
參見：電子檔案管理系統（3.4）。
注：電子文件管理系統是業務系統的一個子系統，更注重業務流程，版本控制等，用于提高工作效率。
3.4
電子檔案管理系統 electronic records management system
ERMS（縮略語）
對電子檔案進行捕獲、維護、利用和處置的計算機信息系統。
參見：電子文件管理系統（3.3）。
注：電子檔案管理系統更注重對電子檔案的管理。系統要維護元數據及電子檔案之間的聯系，以支持電子檔案作為證據的價值。
3.5
數字檔案館 digital archives
DA（縮略語）
在數字環境中履行紙質環境下傳統檔案館的職責。目的在于創建、管理、長期保存和利用數字檔案。
注：數字檔案資源包括電子檔案、數字化檔案、各職能部門的行業及專業檔案數據庫、互聯網中具有檔案價值的數字信息等。
3.6
可信數字倉儲 trusted digital repository
TDR（縮略語）
負責數字資源長期、可靠的管理和維護的機構組織，按照普遍接受的協議和標準設計完整的運行系統，制定切實可行的政策和實施方案，并且有持續的財政支持和規范的評價系統，能夠為資源提供者和用戶長期負責。
示例：數字檔案館是維護檔案長久保存的可信數字倉儲。
3.7
開放檔案信息系統 open archival information system
OAIS（縮略語）
一個由人和計算機系統組成的有機體，承擔保存信息的責任并將其提供給指定團體。OAIS旨在為基于長期保存目的信息系統建立一個參考模型和基本概念框架，以維護信息系統中數字信息的長期保護和可存取。
3.8
內容 content
電子檔案的文字、符號或視覺等信息。
3.9
結構 structure
電子檔案的內容組織和存儲方式。包括邏輯結構和物理結構。
3.9.1
邏輯結構 logical structure
呈現在用戶面前的電子檔案各信息單元之間的關系，如格式、段落、圖形位置、文字排列等。
3.9.2
物理結構 physical structure
電子檔案在存儲設備或載體中的存儲位置和文件格式。
3.10
背景 context
電子檔案生成、傳輸、使用和維護的環境。包括行政背景、來源背景、程序背景、記錄背景以及技術背景等。
3.10.1
行政背景 administrative context
電子檔案生成者所在機構的組織結構、主要職能和業務流程。
3.10.2
來源背景 provenancial context
電子檔案生成者及其職責任務、內設機構和業務職能。
3.10.3
程序背景 procedural context
電子檔案生成的業務流程。
3.10.4
記錄背景 documentary context
電子檔案所屬的全宗及全宗內文件之間聯系的信息。
3.10.5
技術背景 technological context
生成電子檔案的計算機系統的相關技術要素的特征。
3.11
元數據 metadata
描述電子檔案的內容、結構、背景及其整個管理過程的數據。
3.12
真實性 authenticity
電子檔案的內容、結構和背景與形成時的原始狀況相一致的性質。
注：具有真實性的電子檔案由特定機構使用安全可靠的系統軟件生成。
3.13
完整性 integrity
電子檔案的內容、結構和背景信息無缺損，且沒有破壞、變異或丟失的性質。
3.14
可靠性 reliability
電子檔案內容完全和正確地表達其所反映的事務、活動或事實的程度。
3.15
可用性 usability
電子檔案可以被定位、檢索、呈現和理解的性質。
3.16
前端控制 front-end control
按照檔案管理的要求在電子文件形成時甚至形成之前對其進行監控的活動。
3.17
生命周期 life cycle
電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程。
3.18
全程管理 life-cycle management
對電子文件整個生命周期進行的控制。
3.19
雙套制 dual filing system
將電子文件轉換為紙質文件，與電子文件同時歸檔的管理方法。
3.20
模板 template
與內容信息脫離，幫助制作和顯現電子文件的格式。
3.21
文件格式 file format
電子文件在計算機中的組織和存儲方式。
示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，圖像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；圖形格式DWG、DXF、IGS等；音頻格式wav、mp3、mid等；視頻格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。
3.22
電子印章 electronic seal
采用數字技術對電子文件加蓋的印章。
3.23
問責 acountability
個人、機構和團體必須對其行動負責并且可能需要向他人說明的原則。
4 電子檔案的收集
4.1
收集 acquisition；collection
檔案館（室）接收及采集電子檔案和其他數字信息資源的活動。
4.2
捕獲 capture
對電子文件及其元數據進行實時收集和存儲的方法與過程。
4.3
登記 registration
在電子文件進入電子檔案管理系統時，給其一個唯一標識符的行為。
4.4
歸檔 archiving
將具有保存價值的電子文件轉化為檔案的過程。
4.5
網絡信息存檔 web archiving
將具有保存價值的網絡信息轉化為檔案的過程。
4.6
移交 transfer
將電子檔案的保管權和責任權交給檔案館的過程。
4.7
接收 accession
檔案館（室）收存電子檔案的過程。
4.8
分類 classification
依據分類體系中所規定的邏輯結構、方法和程序規則，按照類目對業務活動和電子文件進行的系統標識和整理。
4.9
打包 packaging；encapsulation
將電子檔案及其元數據作為一個整體按指定結構封裝的過程。
4.10
打包信息 packaging information
用于綁定和識別一個信息包構成的信息。
4.11
傳送 transmission
通過網絡或可交換的計算機載體傳遞電子檔案的過程。
5 電子檔案的鑒定
5.1
鑒定 appraisal
對電子文件、電子檔案的內容和技術狀況進行雙重評估的過程，確認其真實性、完整性、可靠性和可用性等，判定其歸檔范圍和保管期限。
5.2
直接鑒定法 direct appraisal
內容鑒定法 content appraisal
根據內容和特點等實際情況逐件鑒定電子檔案的方法。
5.3
職能鑒定法 functional appraisal
根據形成者的職能、工作項目、活動和業務的重要性批量鑒定電子檔案的方法。
5.4
真實性檢驗 authentication
驗證電子檔案真實性的過程。
示例：驗證所收到的電子印章和數字簽名等與所發送的是否相同；遷移處理后的電子檔案與形成時的原始狀況是否一致。
5.5
完整性檢驗 integrity check
驗證電子檔案完整性的過程。
示例：檢查所收到的電子檔案及其元數據是否齊全完好。
5.6
可用性檢驗 usability check
驗證電子檔案可用性的過程。
示例：檢驗電子檔案是否可讀、可檢索，載體介質是否完好和兼容，是否附帶相應的特殊應用軟件等。`
5.7
安全性檢驗 security check
驗證電子檔案安全性的過程。
示例：檢查電子檔案有無病毒，是否受到未經授權的增、刪、改、利用和隱藏。
5.8
格式檢驗 format check
驗證電子檔案是否符合規定格式的過程。
5.9
處置 disposition
按照規定對電子檔案實施保管、銷毀或移交的一系列過程。
5.10
銷毀 destruction
消除或刪除失去價值的電子檔案，使之無法恢復的過程。
5.11
保管期限 retention period
對電子檔案劃定的留存年限。
5.12
保管期限表 records retention schedule
規定電子檔案保管期限的文件。
6 電子檔案的保存與利用
6.1
保存 preservation
從技術和內容兩個方面來確保電子檔案得到長期維護所涉及的過程和操作。
6.2
保護 conservation
采用物理和化學方法保持電子檔案載體穩定性的行為。
6.3
信息包 information package
IP（縮略語）
由電子檔案及其元數據構成。通過打包信息對電子檔案及其元數據進行封裝和標識，電子檔案、元數據和打包信息三者綁定成一個整體，這一整體通過描述信息表現。
6.4
提交信息包 submission information package
SIP（縮略語）
由信息生產者交給開放檔案信息系統的信息包，用于構建一個或多個存檔信息包。
參見：發布信息包（6.6）。
6.5
存檔信息包 archival information package
AIP（縮略語）
保存在開放檔案信息系統中的包含內容信息和與之關聯的保存描述信息的信息包。
參見：提交信息包（6.4）、發布信息包（6.6）。
6.6
發布信息包 dissemination information package
DIP（縮略語）
開放檔案信息系統根據用戶的需求完成數據的抽取、封裝并發送給用戶的信息包，抽取的內容來自于一個或多個存檔信息包。
參見：提交信息包（6.4）。
6.7
存儲 storage
以經濟有效的方式保護、存取和管理電子檔案，以便檢索和利用的過程。
注：電子檔案的存儲載體應考慮其壽命、存儲容量、系統獨立性和成本；存儲條件和處理過程應考慮載體的物理特性和化學特性；制定相應的轉換和遷移的方案，采用轉換、遷移和仿真等方式確保電子檔案在整個保管期限內都是可以讀取的、真實的、可靠的、可用的；避免電子檔案遭受非法利用、丟失或損壞，并做到防盜、防災。
6.8
在線存儲 on-line storage
存儲設備和所保存的數據時刻在網絡上，供用戶方便、快捷讀取。
注：在線存儲的存儲設備和數據時刻“待命”，可滿足對高利用率的數據的頻繁、高速操作要求。
6.9
離線存儲 off-line storage
存儲設備和所保存的數據不在網絡上。
注：離線存儲主要用于數據備份。
6.10
近線存儲 near-line storage
存儲設備和所保存的數據介于在線存儲和離線存儲之間。
注：近線存儲適用于不常用到或訪問量不大的數據；存儲設備尋址迅速、傳輸率高，平時休眠，用戶提出訪問需求時可被喚醒，保證用戶正常數據訪問。
6.11
載體 media
介質 media
記錄電子檔案信息的物質材料。
6.12
復制 copy
在同種類型的載體（紙質、縮微、電子）上制作完全相同的副本。
參見：轉換（6.13），遷移 （6.14）。
示例：紙質到紙質、縮微到縮微的副本或電子檔案的備份副本（電子檔案的副本可以在相同或不同種類的電子載體上制作）。
6.13
轉換 conversion
在確保檔案原有信息（內容）不發生變化的前提下，變更檔案的載體或形式。
參見：復制（6.12），遷移 （6.14）。
示例：紙質文件縮微化、成像、改變字符集。
6.14
遷移 migration
在保持電子檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性的前提下，將電子檔案由一個系統向另一個系統（從一種軟硬件配置到另一種軟硬件配置，或從技術的一代到另一代）進行轉移的過程。
參見：復制（6.12），轉換（6.13）。
6.15
仿真 emulation
模仿電子檔案產生時的軟硬件環境，使電子檔案能夠以原始面貌（初始格式、版面與內容等）顯示，功能性也能得到保護的技術。
注：仿真有助于保護、辨認那些極大依賴特殊硬件與軟件而又無法在新、舊技術平臺間進行遷移的電子檔案等（如超文本、多媒體等復雜文件）。
6.16
檢索 retrieval
查找電子檔案信息的過程。
6.17
著錄 description
按標準形式對電子檔案的內容、結構和背景特征進行描述的過程。
6.18
標引 indexing
為方便電子檔案的檢索而建立檢索入口的過程。
6.19
利用 access
查找、使用或檢索電子檔案的過程。
7 電子檔案的安全
7.1
保管 protection
采取管理、技術或物理手段以防止對電子檔案未經授權地訪問、修改或刪除。
7.2
跟蹤 tracking
形成、捕獲和維護關于電子檔案運轉和利用的信息。
7.3
身份識別技術 identity recognition technique
用于區分操作者角色和權限的技術方法。
示例：密碼口令、IC身份卡、指紋識別技術、視網膜識別技術等。
7.4
權限 jurisdiction
按操作者身份所確定的職能、權利等，用于保證對電子檔案的合法操作。
7.5
加密電子檔案 encrypted electronic records
采用密碼設備或技術處理過的電子檔案。
7.6
數字簽名 digital signature
依附于電子檔案或在邏輯上與其相連的一個數字標記，表示簽名者對檔案責任和內容的認可。
7.7
數字水印digital mark
采用數字技術對電子文件加注的起信息固化作用的標記，可用于鑒別電子文件信息的原始性，起防錯、防漏和防調換等作用。
7.8
備份 backup
將電子檔案或電子檔案管理系統的全部或部分復制到存儲載體或獨立的系統上。
7.9
異質備份 heterogeneous backup
將電子檔案的信息轉換到其他類型的載體上。
示例：將電子檔案備份為紙質或縮微膠片。
7.10
異地備份 off-site backup
將電子檔案的備份件保存在不同地點。
7.11
數據再造 resume
從原始的字節流中恢復數字資源的原貌，并保證數據資源的可讀性和可用性。數據再造包括數據災難恢復、數據格式恢復等。
注：由于數據再造無法評估數據恢復的成果，故僅在長期保存方法無法發揮作用時使用。
7.12
風險 risk
檔案實體和檔案信息所面臨的威脅及其可能造成的影響。
注：檔案風險因素包括技術風險因素、機構內部管理因素、社會環境因素和自然環境因素。
7.13
風險管理 risk management
對電子檔案的風險進行識別、評估、應對和監控的過程。
7.14
災難備份 backup for disaster recovery
為了災難恢復而對電子檔案、電子檔案管理系統、網絡系統、基礎設施、專業技術支持能力和運行管理能力進行備份的過程。
7.15
災難恢復 disaster recovery
為了將電子檔案管理系統從災難造成的故障或癱瘓狀態恢復到可正常運行狀態，并將其支持的業務功能從災難造成的不正常狀態恢復到可接受狀態，而設計的活動和流程。
7.16
應急預案 contingency plan
為保障電子檔案安全制定的應急響應和災后恢復的計劃。
