重慶市人力資源和社會保障局電子文件
作者：{dede:field name='writer' /} 日(ri)期：2024-05-22 01:22:54
重慶市人力資源和社會保障局電子文件
渝人(ren)社發〔2016〕132號
重慶市人力資源和社會保障局重慶市檔案局
關于印發重慶市社會保險業務檔案
管理辦法的通知
各區縣（自治縣）人力資源和社會保障局、檔案局，兩江新區社會保障局、檔案館，萬盛經開區人力資源和社會保障局、檔案局：
中華人民共和國國家標準《社會保險業務檔案管理規范》（GB?T31599—2015）（以下簡稱《管理規范》）于2015年6月發布，2016年1月1日實施。根據《管理規范》的規定，結合我市社保檔案工作實際及電子檔案管理要求，對2013年5月20日由重慶市人力資源和社會保障局重慶市檔案局印發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）作了修訂。現將修訂后的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法》印發你們，請遵照執行。
重慶市人力資源和社會保障局
重慶市檔案局
2016年7月1日
重慶市社會保險業務檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為貫徹中華人民共和國國家標準《社會保險業務檔案管理規范》（GB/T 31599-2015，以下簡稱《管理規范》）,進一步加強和規范我市社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案的真實、完整和安全，以“記錄一生、保障一生、服務一生”為宗旨，結合我市社保業務檔案工作實際，以及規范開展檔案數字化工作和電子檔案管理工作的需要，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱社會保險業務檔案（以下簡稱社保業務檔案），是指社會保險經辦機構（以下簡稱社保經辦機構），在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的文字材料、電子文件、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
第三條 本辦法適用于我市各級社保經辦機構對社保業務檔案的管理。
第二章 組織機構和職責
第四條 重慶市人力資源和社會保障行政部門負責全市社保業務檔案工作的組織領導。
重慶市社會保險局具體負責指導全市社保經辦機構做好社保業務檔案的管理工作，并接受重慶市檔案行政管理部門的監督和指導。
各區縣（自治縣）人力資源和社會保障行政部門負責本行政區域內社保檔案工作的組織領導。
各區縣（自治縣）社保經辦機構是社保業務檔案管理的主體，負責對所經辦的社保業務檔案進行管理，并接受當地檔案行政管理部門的監督和指導。
業務下沉到街道、鄉鎮社保所的，區縣社保經辦機構應負責對其檔案管理進行監督和指導，確保檔案的完整與安全。
第五條 各級社保經辦機構應根據檔案工作的要求建立健全社保業務檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、統計、移交、檔案工作突發事件和自然災害應急預案等管理工作制度并認真貫徹實施。
各級社保經辦機構應明確分管領導和責任部門，配備相對穩定滿足工作需要的專職檔案工作人員，經辦機構各內設部門應確定1名兼職檔案工作人員，負責管理本部門社保業務文件材料。
第三章 整理歸檔
第六條 社保業務檔案根據《管理規范》，按照“年度—檔案類別—案卷類別”進行分類，采取“按件組卷”方法整理（詳見附件1）；社保基金收款和支付憑證、賬簿、報表材料按照重慶市檔案局重慶市財政局印發的《重慶市會計檔案整理規則》要求進行整理；社保電子文件按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）規定整理。
第七條 社保業務經辦人員應及時將辦結的社保業務材料進行整理，按同一主體或同一內容自然時段裝訂成一卷或數卷，按《管理規范》編制檔號，按重慶市人力資源和社會保障局業務電子一體化檔案管理系統條碼規則編制條碼，附上案卷封面和卷內文件目錄，完成組卷工作。
社保業務經辦人員應按接卷號順序編制好移交清單，定期向本部門兼職檔案工作人員移交檔案，各業務部門定期移交機關檔案室歸檔。交接時應按照工作流程、業務類型清點數量，查看整理質量，填寫交接單（見附件2），對不符合歸檔要求的要限期整改再行移交簽收手續。
第八條 歸檔社保業務材料的基本要求：
（一）應歸檔的業務材料齊全完整；
（二）內容、字跡、印章和日期清晰，審批手續齊全；
（三）用紙和書寫材料符合檔案保護要求；
（四）業務材料歸檔時間正確，即按辦結日期為準。
第九條 社保業務檔案的保管期限分為永久和定期兩種，定期分為10年、30年、50年、100年。保管時間自檔案形成之日的次年1月1日開始計算。具體劃分保管期限按照《管理規范》中《社會保險業務材料歸檔范圍和保管期限》執行（詳見附件3）。
第十條 社保經辦機構應將保管期限30年及以上的業務材料進行數字化處理，社保業務經辦部門在移交紙質業務材料時，應同時移交與之相對應的電子業務材料或數字化副本。
第四章 保管利用
第十一條 各級社保經辦機構應建立機關檔案室，配備檔案專用庫房，對社保業務檔案實行集中統一保管。檔案庫房要符合防火、防盜、防水、防潮、防光、防紫外線、防塵、防高溫、防有害生物要求，配備防盜門（窗）、檔案柜架、溫濕度計、除濕機、空調、吸塵器、滅火器等設施設備，配置要求按照《管理規范》中《檔案庫房設施設備及耗材配置》執行（見附件4），做好檔案安全檢查記錄（見附件5）。
庫內檔案按照《管理規范》中分類方案層次順序即：年度—檔案類別—案卷類別—檔號順序排列上架。檔案柜架從左至右編制列號，同一列中從左至右編制柜號，同一柜中從上到下、從左至右順序排列檔案，并繪制檔案存放示意圖及檔案柜存放索引，方便查找利用。
第十二條 各級社保經辦機構應根據檔案工作需要配備復印機、掃描儀、刻錄機、計算機、打印機、條碼掃描槍、檔案塑封機等現代化辦公設備，實現檔案管理現代化。
第十三條 各級社保經辦機構應按照《管理規范》和《全宗卷規范》（DA/T 12-2012）要求建立全宗卷，卷內應有全宗介紹、組織機構沿革、大事記、檔案分類排列方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限表、檔案著錄規則、單位簡稱表、檔案交接憑證、鑒定報告、銷毀清冊，檔案統計臺帳（見附件6）等內容。
第十四條 各級社保經辦機構依法規范為參保單位和參保個人、行政部門、社會組織、社保業務經辦人員提供檔案信息查詢服務工作。
第十五條 查閱檔案要嚴格實行審核和登記制度。查閱需經檔案保存單位同意，填寫檔案查閱登記單（見附件7），做好檔案利用效果記載，及時匯編檔案利用效果典型實例，定期進行檔案利用數據統計及分析。未經檔案保存單位同意，任何單位和個人不得復印、借閱檔案資料。
第五章 鑒定銷毀和移交
第十六條 各級社保經辦機構應由相關負責人、檔案管理人員、業務經辦人員和人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組，對保管期滿檔案進行鑒定。鑒定工作結束后應撰寫鑒定報告，報分管領導審批，報人力資源社會保障行政部門備案。
第十七條 對經過鑒定可以銷毀的檔案，應編制銷毀清冊（見附件8）報人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。銷毀檔案應由兩人或兩人以上監銷，并在檔案行政管理部門指定地點銷毀。監銷人員要在銷毀清冊上簽名并注明銷毀方式、時間和地點。銷毀清冊和鑒定報告放入全宗卷永久保存。
未經鑒定和批準，任何單位和個人不得擅自銷毀檔案。不得作為廢紙變賣。
第十八條科 各級社保經辦機構應當按照檔案管理有關規定，定期向當地國家綜合檔案館移交檔案，做好移交登記和相關統計工作。
第六章 法律責任
第十九條 社保經辦機構有下列情形之一的，限期改正并對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：
（一） 將公務活動中形成的應當歸檔的文件材料，利用職務之便據為己有，拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的；
（二）因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，導致檔案損毀、丟失的；
（三）擅自銷毀檔案的；
（四）涂改、偽造檔案，擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的；
（五）擅自提供、抄錄、復制檔案，泄露用人單位或個人信息的；
（六）未建立檔案安全管理規章制度的；
（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施的；
（八）檔案安全事故發生后，不及時組織搶救，且隱瞞不報、虛假報告或者不及時報告，并干擾阻撓有關部門調查的；
（九）違反國家檔案法律、法規的其他行為。
第七章 附則
第二十條 本辦法由重慶市人力資源和社會保障局負責解釋。
第二十一條 本辦法于2017年1月1日起施行。2013年5月20日由重慶市人力資源和社會保障局重慶市檔案局印發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）同時廢止。
附件：1．重慶市社保業務檔案整理規范
2．社會保險業務檔案歸檔交接單
3．社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限
4．檔案庫房設施、設備及耗材配置
5．檔案安全定期檢查記錄
6．社會保險業務檔案管理基本情況統計表和社會保
險業務檔案月（年）統計表
7．社會保險業務檔案利用登記單
8．社會保險業務檔案銷毀清冊
9．案卷封面
10．卷內文件目錄
11．行政區劃代碼表
12．社會保險業務檔案案卷目錄
13．檔案卷盒和印章式樣
14．備考表
附件1
重慶市社保業務檔案整理規范
一、分類
各級社保經辦機構應根據《管理規范》的要求即每個年度按照檔案類別、案卷類別的層次進行業務檔案分類。
根據重慶市社保工作情況，對以下三種業務材料的分類作如下補充說明：
一是定點醫療機構、定點零售藥店、藥品目錄、個人賬戶購買商業保險產品和健康產品等審核材料，歸入社會保險管理類，案卷類別名稱為機構目錄審核材料，案卷類別代碼為（10），保管期限為30年；
二是信息化管理材料，歸入社會保險管理類，案卷類別名稱為信息化管理材料，案卷類別代碼為（11），保管期限為10年；
三是檔案類別增加勞動鑒定類，代碼為lj，包括兩個案卷類別，分別為病退鑒定材料，代碼為（01）；工傷鑒定材料，代碼為（02），保管期限均為50年。
二、組卷
社保經辦人員在一個業務流程結束后，根據社保工作環節和文件材料頁數，選擇同一主體（參保單位、參保個人）或同一內容自然時段即一個單位或一個人、同一表種一個月、一個季度或一年組成一卷或數卷，附上案卷封面（見附件9）和卷內文件目錄（見附件10），完成組卷工作。
案卷封面項目包括全宗名稱、檔案類別、案卷題名、案卷檔號、業務材料形成起止年月、保管期限、業務材料件數、業務材料頁數。
全宗名稱：立檔單位全稱或通用簡稱；
檔案類別：《管理規范》中類別名稱和案卷類別代碼。例：社會保險管理類（03）；
案卷題名：卷內文件題名+參保單位名稱或參保人員姓名和身份證號碼；
案卷檔號：見“編制檔號”；
業務材料形成起止年月：卷內業務材料辦結的時間或內容針對時間；
保管期限：卷內文件材料的保管期限；
業務材料件數：卷內文件的件數；
業務材料頁數：有文字頁面的頁數。
三、卷內排列
卷內按照案卷封面、卷內文件目錄、業務材料的順序排列。
業務材料按照業務表單在前、審核憑證在后，重要憑證在前，次要憑證在后的順序排列。業務審核憑證排列順序應與業務報表名冊中人員順序保持一致。
四、裝訂
根據檔案材料形成情況和檔案數字化處理要求進行裝訂。不需數字化處理的文件材料，采取粘貼方式或不銹鋼訂書釘、鉚管裝訂；需數字化的文件材料，在未掃描前用對紙張無害的工具裝訂，如：文件夾、長尾夾、曲別針等。數字化處理后可不裝訂，根據情況按盒、卷封裝保管。
裝訂前應對破損文件作復制或修復處理，并以A4標準頁面折疊和托裱；剔除影響檔案保管保護的附著物；縱向文件左側裝訂，下方和裝訂方對齊。橫向文件表頭方裝訂，表頭方和左側方對齊。
五、編制檔號
業務檔案的案卷檔號包括：行政區劃代碼、全宗號（或經辦機構代碼）、年度、保管期限代碼、檔案類別代碼、案卷類別代碼、案卷號。
檔號編制要求為：
——行政區劃代碼：應按照GB/T 2260-2007的規定表示（見附件11）；
——全宗號：檔案館給本單位編定的代碼號。以三位阿拉伯數字表示，不足三位前面用0占位；
——年度：以四位阿拉伯數字表示；
——保管期限代碼和檔案類別代碼：按照《管理規范》的規定編制；
——案卷類別代碼：以兩位阿拉伯數字表示，在檔案類別內從“01”開始依次標注；
——案卷號：在分類方案的最低一級案卷類別內從“0001”開始依次標注；
案卷內業務材料應編制頁碼，以三位阿拉伯數字表示，在案卷內從“001”開始依次標注。頁碼位置在業務材料右上角20mm×20mm處，背面有正文的位置在左上角相同位置。案卷內以“件”為單位組卷的，應在卷內文件目錄中標注業務材料的頁數。
業務檔案的文件檔號結構如下：
六、編制條碼
條碼號由業務類別代碼、行政區劃代碼、數據來源、文件材料類別代碼、文件材料系統流水號5個號段組成，附在案卷封面右下角處。
七、編目
業務檔案目錄應包括機讀目錄和紙質目錄。
機讀目錄中，案卷級著錄項目應包括：行政區劃代碼、全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、保管期限代碼、檔案類別、檔案類別代碼、案卷題名、案卷類別代碼、案卷號、立卷部門、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、業務材料件數、業務材料頁數、檔案室入庫時間、存放位置索引、案卷狀態、鑒定結果、銷毀批號、備注。
機讀目錄中，文件級著錄項目應包括：行政區劃代碼、全宗號、年度、保管期限代碼、檔案類別代碼、案卷類別代碼、案卷號、件號、文件題名、單位代碼、單位名稱、社會保障號碼、姓名、形成年月、頁數、備注。
紙質目錄中，卷內文件目錄項目應包括：件號、單位代碼（社會保障號碼）、單位名稱（姓名）、文件題名、業務材料形成年月、頁號（頁數）。
紙質目錄中，案卷目錄項目應包括：全宗名稱、年度、保管期限、檔案類別、案卷題名、案卷號、業務材料件數、業務材料頁數、存放位置、備注（見附件12）。
編制案卷目錄，應在“案卷題名”后加注單位名稱（參保人員姓名和身份證號碼），并用小括號標注，以便查閱利用。
八、裝盒及填寫備考表
整理好的檔案應按檔號順序裝入檔案盒，盒內數量適中，以檔案盒平整為準。不同年度、不同類別，不同保管期限的檔案不得裝入同一檔案盒內。
采取封裝方式保管的檔案，封裝好后再按排列順序放入檔案盒內保管。
檔案盒應按照重慶市社會保險局統一規范式樣，采用對紙張無害的材料制作， 封面背脊用特制的專用印章和號碼章及黑色印油蓋制，蓋印端正、清晰、整潔、美觀（見附件13）。
按盒填寫備考表。項目包括：盒內情況說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期（見附件14）。
盒內情況說明：盒內業務材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的說明，由檔案管理人員注明發生或發現問題的時間、人員）
立卷人： 檔案整理人員姓名。
立卷日期：整理工作完成日期。
檢查人： 檔案質量檢查人姓名。
檢查日期：檢查日期。
