會計檔案整理辦法
作(zuo)者：{dede:field name='writer' /} 日期：2024-05-22 01:22:22
一、會(hui)計(ji)檔案(an)的歸(gui)檔范圍。會(hui)計(ji)檔案(an)的歸(gui)檔范圍，主要包括本單(dan)位形成的會(hui)計(ji)憑(ping)證(zheng)、會(hui)計(ji)賬簿、財務報告等會(hui)計(ji)核算專業材(cai)料及(ji)銀(yin)行(xing)(xing)存(cun)款余額調節表、銀(yin)行(xing)(xing)對賬單(dan)。
本單位(wei)的經費預算、財(cai)務收支計劃、調(diao)資定級、財(cai)務制度，財(cai)務政策管理(li)文(wen)件材料，納入(ru)文(wen)書檔(dang)案立卷，不納入(ru)會計檔(dang)案歸檔(dang)范圍(wei)。
會計檔案(an)移交清冊，會計檔案(an)銷毀清冊，會計檔案(an)案(an)卷(juan)目錄，歸入全宗卷(juan)。
二(er)、會計(ji)檔(dang)案的分(fen)(fen)類。會計(ji)檔(dang)案共分(fen)(fen)為四類，即：
1、會計憑證類;
2、會計賬簿類;
3、財務報告類;
4、其他(ta)類（主要包括銀(yin)行存款(kuan)余額調(diao)節表、銀(yin)行對賬單，以及(ji)其他(ta)應當保存的會計核(he)算(suan)專業材料）
二、會(hui)計(ji)檔(dang)案(an)(an)的保管期限。會(hui)計(ji)檔(dang)案(an)(an)的保管期限分為永久、定期（5——25）兩種。
永久保(bao)管的會計檔案主要有(you)，本單位形成的財務決算(suan)報(bao)告、稅收年報(bao)（決算(suan)）、財政總(zong)預算(suan)。
除上(shang)述(shu)外，其余會(hui)計憑證、會(hui)計賬簿、財(cai)務報告等均屬定期(qi)保管(guan)。詳見《財(cai)政(zheng)總預算(suan)、行(xing)政(zheng)單位、事業(ye)單位和稅收會(hui)計檔案保管(guan)期(qi)限表(biao)》（附件1）。
已(yi)實現會計電算(suan)化采用磁帶、磁盤(pan)、光盤(pan)、微(wei)縮膠片等介質(zhi)(zhi)(zhi)存儲會計賬簿(bu)(bu)、報(bao)表的，除以(yi)打(da)印在紙介質(zhi)(zhi)(zhi)上的賬簿(bu)(bu)、報(bao)表為(wei)主(zhu)要會計檔案保(bao)(bao)存外，保(bao)(bao)存在其(qi)它介質(zhi)(zhi)(zhi)上的會計憑證(zheng)、賬簿(bu)(bu)、報(bao)表也應(ying)作會計檔案。其(qi)保(bao)(bao)管(guan)期限與紙介質(zhi)(zhi)(zhi)的同類檔案相同。對于因升級換版、新購而停(ting)止使用的會計核(he)算(suan)軟(ruan)件系統(tong)，應(ying)作為(wei)會計檔案永久保(bao)(bao)存。
四、會計檔案的整理。
（一）會計憑證(zheng)的整理。憑證(zheng)按月、按記賬分類和編號(hao)順序進行整理。折疊整齊，加具憑證(zheng)封面，裝訂成卷（每卷厚度不超(chao)過2.5厘米）。
（二）會計賬(zhang)簿整(zheng)(zheng)理(li)。按(an)照賬(zhang)簿種類(lei)整(zheng)(zheng)理(li)立(li)卷。具(ju)體(ti)方法是：
1、訂本賬在原裝(zhuang)訂本正面貼上(shang)“會計帳簿封面”（購附件2）；
2、活頁(ye)或(huo)卡(ka)片賬頁(ye)，先去掉空白頁(ye)，并依次編(bian)定頁(ye)號，再裝訂并貼上“會(hui)計帳篷封面(mian)”；
3、賬頁較少，可(ke)先將保管(guan)期限相(xiang)同的幾種(zhong)(zhong)賬依次排列，并統編頁號，再用卷內目錄寫明(ming)每種(zhong)(zhong)賬的名稱(cheng)、頁號，最后(hou)裝(zhuang)訂并貼上“會計帳簿封面”。
4、封面項目(mu)及填(tian)寫(xie)要求：封面設置單位名(ming)稱(cheng)、題名(ming)、保(bao)管期限(xian)、年度、案卷號。（1）單位名(ming)稱(cheng)填(tian)寫(xie)全稱(cheng)或規范簡稱(cheng)，如：云陽縣(xian)教委；（2）題名(ming)按組(zu)卷不(bu)同，分(fen)別填(tian)寫(xie)：現(xian)金出納帳(zhang)、銀行(xing)存款帳(zhang)、總(zong)帳(zhang)、明細帳(zhang)、日(ri)記(ji)帳(zhang)；（3）保(bao)管期限(xian)填(tian)寫(xie)15年或25年；（4）年度和案卷號均填(tian)寫(xie)阿拉伯數字。
（三）財務報告(gao)的(de)整(zheng)理。對財務報告(gao)的(de)整(zheng)理，應分不(bu)同保管期限，分別立卷。其步驟為：
1、按文書立卷的(de)方法填(tian)寫(xie)(xie)卷內(nei)目錄，寫(xie)(xie)明每種(zhong)財(cai)務報告的(de)名稱、頁號，并按要求(qiu)填(tian)寫(xie)(xie)備考表。
2、裝訂。裝訂的順序為(wei)：卷(juan)(juan)內(nei)目錄→卷(juan)(juan)內(nei)文件(jian)→備考(kao)表(biao)。
3、加制財務報(bao)告封面（見(jian)附件(jian)3）。封面設置單位名稱(cheng)(cheng)、題名、保管(guan)期(qi)限、年度、案卷(juan)號、件(jian)數(shu)(shu)、頁(ye)(ye)數(shu)(shu)等項目。（1）單位名稱(cheng)(cheng)填(tian)(tian)寫全稱(cheng)(cheng)或(huo)規范簡稱(cheng)(cheng)；（2）題名填(tian)(tian)寫財務決算或(huo)會計月、季報(bao)表；（3）保管(guan)期(qi)限填(tian)(tian)寫永久或(huo)10年或(huo)5年；（4）年度、案卷(juan)號、件(jian)數(shu)(shu)、頁(ye)(ye)數(shu)(shu)均用阿拉伯數(shu)(shu)字(zi)填(tian)(tian)寫。
（四）會計其(qi)他類的(de)整(zheng)理：類似財務報(bao)告的(de)整(zheng)理（略）。
五、會計檔案的裝盒(he)。
（一(yi)）憑(ping)(ping)證。用憑(ping)(ping)證盒裝（憑(ping)(ping)證盒式樣見附件5），每(mei)盒裝一(yi)卷。憑(ping)(ping)證盒背脊設置有(you)全宗號(hao)、目(mu)錄號(hao)、年度、月份、案卷號(hao)、保管期限等項目(mu)，均采(cai)用阿拉伯數字填寫。
（二）賬簿(bu)、財(cai)務報告、其他類。用會計檔案盒（見附(fu)件(jian)6、7）裝，每盒裝一卷。檔案盒正面(mian)第一欄空白處填寫單(dan)位(wei)名(ming)稱。正面(mian)、背脊均設置全(quan)宗號(hao)、目(mu)錄號(hao)、類別、年度(du)、案卷號(hao)、保(bao)管期限。
1、全(quan)宗號(hao)(hao)、目錄號(hao)(hao)采(cai)用(yong)阿拉伯數字(zi)填寫；
2、“類(lei)別(bie)”欄分別(bie)填寫(xie)“帳(zhang)篷”、“財務(wu)報告”、“其他類(lei)”，背脊處(chu)的(de)書(shu)寫(xie)位置(zhi)較窄，可寫(xie)小點，要與(yu)“類(lei)別(bie)”二字一樣橫寫(xie)，不能(neng)豎排；
3、年度、案卷號、保管期限與(yu)各自(zi)封面填寫相同(tong)。
六、會計檔案(an)的(de)排(pai)列(lie)。根(gen)據立檔單位性(xing)質和會計檔案(an)不同類型，分(fen)別按下列(lie)方(fang)式排(pai)列(lie)。
1、單(dan)一會計(ji)(ji)類(lei)型的(de)(de)立(li)檔(dang)(dang)單(dan)位，會計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)排(pai)列(lie)方式：永久(jiu)保(bao)管的(de)(de)財(cai)務報(bao)(bao)告，按年(nian)(nian)(nian)(nian)度順序依(yi)次(ci)排(pai)列(lie)；定期(qi)保(bao)管的(de)(de)賬(zhang)(zhang)(zhang)簿(bu)(bu)、財(cai)務報(bao)(bao)告按年(nian)(nian)(nian)(nian)度順序一起依(yi)次(ci)排(pai)列(lie)，凡沒有按此要求辦(ban)理的(de)(de)，從1999年(nian)(nian)(nian)(nian)起，按該辦(ban)法(fa)進行(xing)排(pai)列(lie),檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)一直(zhi)沒有整理的(de)(de)，可從單(dan)位成立(li)年(nian)(nian)(nian)(nian)度起依(yi)該辦(ban)法(fa)排(pai)列(lie)。（即將保(bao)管期(qi)限(xian)25年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)會計(ji)(ji)賬(zhang)(zhang)(zhang)簿(bu)(bu)、15年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)會計(ji)(ji)賬(zhang)(zhang)(zhang)簿(bu)(bu)、保(bao)管期(qi)限(xian)10年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)報(bao)(bao)表進行(xing)合并排(pai)列(lie)。例(li)如某單(dan)位的(de)(de)會計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)排(pai)列(lie)為：1999年(nian)(nian)(nian)(nian)25年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)會計(ji)(ji)賬(zhang)(zhang)(zhang)簿(bu)(bu)、15年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)會計(ji)(ji)賬(zhang)(zhang)(zhang)簿(bu)(bu)、保(bao)管期(qi)限(xian)10年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)報(bao)(bao)表依(yi)次(ci)排(pai)完后，再排(pai)2000年(nian)(nian)(nian)(nian)25年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)會計(ji)(ji)賬(zhang)(zhang)(zhang)簿(bu)(bu)、15年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)會計(ji)(ji)賬(zhang)(zhang)(zhang)簿(bu)(bu)、保(bao)管期(qi)限(xian)10年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)報(bao)(bao)表，依(yi)次(ci)類(lei)推。）；定期(qi)保(bao)管的(de)(de)憑證按年(nian)(nian)(nian)(nian)度順序依(yi)次(ci)排(pai)列(lie)。保(bao)管期(qi)限(xian)為5年(nian)(nian)(nian)(nian)的(de)(de)會計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)，可不(bu)系統排(pai)列(lie)。
2、有(you)兩(liang)種以上會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)類型或(huo)財會(hui)(hui)(hui)部門的(de)立檔(dang)(dang)(dang)單位(wei)，會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)(dang)案的(de)排(pai)(pai)列方式：對每一(yi)會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)類型或(huo)財會(hui)(hui)(hui)部門的(de)會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)(dang)案都各自按照(zhao)單一(yi)會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)類型的(de)立檔(dang)(dang)(dang)單位(wei)會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)(dang)案的(de)排(pai)(pai)列方式排(pai)(pai)列。
3、企業會計檔(dang)案的分(fen)類(lei)排列辦法仍(reng)按國家檔(dang)案局1991年(nian)印發的《工(gong)業企業檔(dang)案分(fen)類(lei)試行規則(ze)》（國檔(dang)發〔1991〕20號）執行。
七、會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)的(de)編(bian)(bian)號、編(bian)(bian)目(mu)(mu)(mu)。一(yi)(yi)(yi)個(ge)(ge)單位的(de)會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)分(fen)三(san)個(ge)(ge)部分(fen)排列(lie)(lie)，編(bian)(bian)三(san)個(ge)(ge)通號。永久的(de)財務報(bao)告(gao)、會(hui)計(ji)(ji)憑證從單位成(cheng)立起(qi)(qi)多年(nian)(nian)(nian)編(bian)(bian)拉(la)通編(bian)(bian)號。保(bao)(bao)管(guan)期限(xian)(xian)25年(nian)(nian)(nian)的(de)會(hui)計(ji)(ji)賬(zhang)簿(bu)、15年(nian)(nian)(nian)的(de)會(hui)計(ji)(ji)賬(zhang)簿(bu)、保(bao)(bao)管(guan)期限(xian)(xian)10年(nian)(nian)(nian)的(de)報(bao)表(biao)(biao)保(bao)(bao)管(guan)期限(xian)(xian)10年(nian)(nian)(nian)的(de)報(bao)表(biao)(biao)，原則上從1999年(nian)(nian)(nian)起(qi)(qi)合并排列(lie)(lie)，并從“1”開始(shi)多年(nian)(nian)(nian)編(bian)(bian)通號；檔(dang)(dang)案(an)一(yi)(yi)(yi)直沒有整理的(de)，可(ke)從單位成(cheng)立年(nian)(nian)(nian)度起(qi)(qi)依該(gai)辦(ban)法進(jin)行(xing)編(bian)(bian)號。每(mei)(mei)一(yi)(yi)(yi)部分(fen)編(bian)(bian)制一(yi)(yi)(yi)本案(an)卷(juan)目(mu)(mu)(mu)錄，給(gei)定(ding)一(yi)(yi)(yi)個(ge)(ge)目(mu)(mu)(mu)錄號。一(yi)(yi)(yi)本目(mu)(mu)(mu)錄內的(de)案(an)卷(juan)號最多不超過(guo)(guo)三(san)位數，凡超過(guo)(guo)三(san)位數，重新從“1”開始(shi)編(bian)(bian)。對排列(lie)(lie)就緒的(de)每(mei)(mei)一(yi)(yi)(yi)部分(fen)檔(dang)(dang)案(an)，依次(ci)編(bian)(bian)定(ding)案(an)卷(juan)號。永久保(bao)(bao)管(guan)的(de)案(an)卷(juan)編(bian)(bian)制一(yi)(yi)(yi)式三(san)份案(an)卷(juan)目(mu)(mu)(mu)錄，定(ding)期保(bao)(bao)管(guan)的(de)案(an)卷(juan)編(bian)(bian)制一(yi)(yi)(yi)式兩份案(an)卷(juan)目(mu)(mu)(mu)錄。
會(hui)計檔案案卷目錄(lu)（憑(ping)證）
年度 案卷號 案卷標題(ti) 張數 保(bao)管期限 會計(ji)
經辦人 備注
1991 1 1月(yue)份會計(ji)憑證(1-5號) 100 15 陳(chen)XX
……
2005 100 1月份會計(ji)憑證(7-12號) 80 15 李XX
八、會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)鑒定(ding)(ding)。對保(bao)管(guan)期(qi)(qi)(qi)滿(man)的(de)(de)會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)，檔(dang)(dang)案(an)(an)部門應(ying)及(ji)時會(hui)同財會(hui)部門，根據會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)保(bao)管(guan)期(qi)(qi)(qi)限(xian)的(de)(de)規(gui)定(ding)(ding)和(he)會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)實(shi)際價(jia)值，對保(bao)管(guan)期(qi)(qi)(qi)滿(man)的(de)(de)會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)保(bao)管(guan)期(qi)(qi)(qi)限(xian)進(jin)(jin)行(xing)重新認(ren)定(ding)(ding)。鑒定(ding)(ding)會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)采取直接鑒定(ding)(ding)法，即逐卷（冊）、逐件(jian)、逐頁鑒定(ding)(ding)。對保(bao)管(guan)期(qi)(qi)(qi)滿(man)應(ying)予(yu)銷(xiao)(xiao)毀的(de)(de)會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)，由檔(dang)(dang)案(an)(an)部門和(he)財會(hui)部門進(jin)(jin)行(xing)終審鑒定(ding)(ding)，提(ti)出鑒定(ding)(ding)銷(xiao)(xiao)毀意(yi)見，雙(shuang)方都認(ren)為確(que)無保(bao)存(cun)價(jia)值的(de)(de)，才(cai)能作出銷(xiao)(xiao)毀結論，認(ren)定(ding)(ding)意(yi)見不一致(zhi)時，應(ying)當緩銷(xiao)(xiao)。
對其中尚未了(le)結的債(zhai)權債(zhai)務，以及對歷史遺留問題有重要(yao)參(can)考價值的原始憑證(zheng)，如(ru)工資(zi)花名(ming)冊，干部、職工離（退）休、退職方面(mian)的有關憑據，涉及土地征(zheng)用、房屋(wu)維修、固定資(zi)產等財產買賣單據，涉外事務和對私改(gai)造的憑證(zheng)，罰沒贓款、贓物，產權賠償和重大經濟案(an)的原始憑證(zheng)，均應抽出，另行立卷，有檔案(an)部門保(bao)管到確(que)無繼續保(bao)存必要(yao)時(shi)，再予以銷(xiao)毀。
九、單位(wei)因撤銷、解散(san)、破產或者其他(ta)原因而終(zhong)(zhong)止的(de)，在終(zhong)(zhong)止和(he)辦理注銷登(deng)記手續之前形成的(de)會計檔案的(de)管(guan)(guan)(guan)(guan)理。屬全民所有制單位(wei)的(de)，由終(zhong)(zhong)止單位(wei)按(an)規范整理后交同級檔案館(guan)管(guan)(guan)(guan)(guan)理；其他(ta)單位(wei)，交業務(wu)主(zhu)(zhu)管(guan)(guan)(guan)(guan)部(bu)門或財(cai)產所有者代(dai)管(guan)(guan)(guan)(guan)；無業務(wu)主(zhu)(zhu)管(guan)(guan)(guan)(guan)部(bu)門或業務(wu)主(zhu)(zhu)管(guan)(guan)(guan)(guan)部(bu)門、財(cai)產所有者不便代(dai)管(guan)(guan)(guan)(guan)的(de)，交有關(guan)檔案館(guan)代(dai)管(guan)(guan)(guan)(guan)。
