重慶市(shi)歸檔文(wen)件整理規則(ze)
渝檔發〔2016〕7號
第一章 總則
第一條 為規范我市歸檔文件整理，便于保管和利用，充分發揮檔案為重慶經濟社會發展服務的作用，依據《重慶市檔案收集管理辦法》的有關規定，制定本規則。
第二條 本規則適用于重慶市各級機關、團體、企業事業單位和其他社會組織，以及經其上級確定、列入地方國家綜合檔案館接收范圍的單位對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。
其他門類檔案可以參照執行。
其他有特殊規定的，從其規定。
第三條 本規則中“歸檔文件”是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。
本規則中“歸檔文件整理”是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。
本規則中“件”是指歸檔文件的整理單位。
本規則中“檔號”是指在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現歸檔文件的類別和排列順序。
第四條 歸檔文件整理的原則是：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系；區分不同價值，便于保管和利用；符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理；保證紙質文件和電子文件整理協調統一。
第二章 紙質歸檔文件整理
第五條 紙質歸檔文件的整理包括組件（件的組織）、修整、裝訂、編頁、分類、排列、編號、編目、裝盒和排架等程序。
第六條 歸檔文件組件包括件的確定和件內文件排序。
歸檔文件一般以每份文件為一件。正文與附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文文本與外文文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議文件每份（本）為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來（去）文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般各為一件，也可合為一件；有文件處理單或發文稿紙（發文箋）的，文件處理單與收文為一件，發文稿紙與正本、定稿為一件。
歸檔文件件內文件排序應當正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；來（去）文與復文作為一件時，復文在前，來（去）文在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙、定稿依次在后。
第七條 歸檔文件的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。裝訂前，應對破損的文件材料予以修復；應對字跡模糊或易褪變的文件材料予以復制。應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品；對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
第八條 歸檔文件以件為單位裝訂。永久和30年保管期限的歸檔文件用線或不銹鋼訂書釘裝訂，10年保管期限的歸檔文件也可用普通訂書釘、封套裝訂。
用線裝訂是指文件頁數較多時，使用“三孔一線”裝訂。
采取訂書釘裝訂時，應當確保無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。
歸檔文件裝訂應做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整。縱向文件左側和底邊對齊，左側裝訂；橫向文件左側和上邊對齊，上邊裝訂。
第九條 歸檔文件以件為單位，從“1”開始，將頁碼逐頁標注在有圖文的頁面正面右上角或背面左上角空白位置。
歸檔文件原編頁碼與擬編頁碼相同的，可不另編頁碼。
第十條 歸檔文件一般采用“年度—保管期限”的方法進行兩級分類，也可采用“年度—機構（問題）—保管期限”的方法進行三級分類。
同一立檔單位應保持分類方案的一致性和穩定性。
按年度分類是指將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。來（去）文與復文跨年度并作為一件的，歸入復文年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在備注項說明。
按保管期限分類是指將文件按劃定的保管期限分類。即根據本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定，將同一年度歸檔文件按劃定的永久、30年、10年保管期限進行分類。
按機構（問題）分類是指將文件按其形成或承辦機構（問題）分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一，不能同時采用。采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門；采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。
第十一條 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。會議文件、統計報表等成套性文件可以集中排列。
采用兩級分類的，同一年度的歸檔文件按永久、30年、10年分別拉通排列。
采用三級分類的，同一年度的歸檔文件，區分機構（問題）按永久、30年、10年分別拉通排列。
第十二條 歸檔文件應按照分類方案和排列順序逐件編寫檔號。檔號編制應當滿足以下要求：
（一）采用兩級分類的單位，其檔號結構格式為：全宗號-檔案門類·年度-保管期限-件號；采用三級分類的單位，其檔號結構格式為：全宗號-檔案門類·年度-機構（問題）-保管期限-件號。
（二）檔號結構格式中各項目內容及其填寫要符合要求。
1． “全宗號”填寫同級國家綜合檔案館給立檔單位編制的代號。
2．“檔案門類·年度”中歸檔文件檔案門類以代碼標識，由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識，其中市屬國有企業以“管理”漢語拼音首字母“GL”或“黨群”、“行政”、“經營”、“生產”漢語拼音首字母“DQ”、“XZ”、“JY”、“SC”標識；年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2015”。
3．“保管期限”指歸檔文件的保管期限，分為永久、定期30年、定期10年。檔號結構格式、歸檔章中保管期限用代碼“Y”、“D30”、“D10”標識，檔案盒盒脊、歸檔文件目錄封面保管期限項不使用代碼，直接填寫永久、30年、10年。
4．“機構（問題）”指歸檔文件按照機構（問題）分類的，歸檔文件所屬機構（問題）。檔號結構格式、歸檔章中機構（問題）采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”等；檔案盒盒脊、歸檔文件目錄封面機構（問題）項不使用代碼，直接用漢字標識。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，此項留空。
5．“件號”指歸檔文件的排列順序號。檔號結構格式中件號用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”；歸檔章、檔案盒盒脊件號項不用“0”補足，直接填寫排列順序號。
例：1348-WS·2015-Y-0001 或1348-GL·2015-Y-0001
(全宗號) -（檔案門類 · 年度）-（保管期限）-（件號） 或 (全宗號) -（檔案門類 · 年度）-（保管期限）-（件號）
1348-WS·2015-BGS-Y-0001或 1348-WS·2015-ZHL-Y-0001
(全宗號) -（檔案門類 · 年度）-(機構即辦公室)-（保管期限）-（件號） 或 (全宗號) -（檔案門類 · 年度）-（問題即綜合類）-（保管期限）-（件號）
歸檔文件應當逐件加蓋歸檔章。歸檔章應加蓋在歸檔文件首頁上端的空白位置。歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、檔案門類、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A）。全宗號、檔案門類、年度、保管期限、機構（問題）、件號填寫要求同檔號結構格式要求，頁數填寫該件歸檔文件總頁數。
第十三條 歸檔文件應依據檔號順序逐件編制歸檔文件目錄，并應滿足以下要求：
（一）編目應準確、詳細，便于檢索；來（去）文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來（去）文內容。
（二）歸檔文件目錄設置檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、密級、備注等項目，采用表格形式，橫向設置（見附錄B圖B1）。歸檔文件目錄中各項目內容及其填寫要求如下：
1．“檔號”按照檔號結構格式要求編制。
2．“文號”指文件的發文字號，包括發文機關代字、發文年度（用方括號“[ ]”括入）、發文順序號。沒有文號的，不用標識。
3．“責任者”指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者應當使用全稱或規范化簡稱，3個以上單位聯合發文填寫主辦單位、主要單位，最多不超過3個責任者，單位之間用“、”分隔，被省略的責任者用“等”表示。責任者是個人的，一般只填寫姓名不填寫職務。沒有責任者的應當考證，考證出的責任者外加方括號“[ ]”，考證不出的留空。
4．“題名”指文件標題，一般照錄文件原標題，原標題字數太多，可以省略責任者。沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。
5．“日期”指文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。當形成時間未標注且無法考證時，日期項不填，考證出的時間外加方括號“[ ]”。
6．“頁數”填寫要求同歸檔章中“頁數”項。
7．“密級”指文件密級，按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，錄入公開、劃控等內容。
8．“備注”填寫文件需說明的情況。
（三）歸檔文件目錄應由系統生成或使用電子表格進行編制，除保存電子版本外，還應打印出紙質歸檔文件目錄并添加封面，每年區分保管期限裝訂成冊。打印的歸檔文件目錄及封面用紙尺寸采用國際標準A4型，封面格式見附錄B圖B2。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限，必要時，也可增加機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱，全宗號、年度、保管期限、機構（問題）按照檔號結構格式要求填寫。
第十四條 歸檔文件應當按檔號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。采用兩級分類的，不同年度、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒；采用三級分類的，不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
（一）檔案盒應當符合如下要求：
1．檔案盒應采用無酸紙制作。
2．檔案盒封面應標明全宗名稱，其外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄C 圖C1）。
3．檔案盒盒脊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄C圖C2）。其中，“起止件號”填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；“盒號”即檔案盒的排列順序號，按進館要求編制，日常管理中，盒號可不填，也可用鉛筆編制，以便更改。
（二）應當在檔案盒內文件之后放置備考表。備考表項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄D）。其項目內容及其填寫要求如下：
1．“盒內文件情況說明”填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
2．“整理人”填寫負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
3．“整理日期”填寫歸檔文件整理完成日期。
4．“檢查人”填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。
5． “檢查日期”填寫歸檔文件檢查完畢的日期。
第十五條 歸檔文件整理完畢裝盒后，應當按照分類排列順序上架保管。
按照“年度—保管期限”分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架；按照“年度—機構（問題）—保管期限”分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架。
排架方法應保持穩定，避免頻繁倒架。
第三章 歸檔電子文件整理
第十六條 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本規則“紙質歸檔文件整理”相關規定。
電子文件的編號，可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。
第十七條 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執行。
第十八條 歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894等標準的應用系統。
第四章 附則
第十九條 本規則由重慶市檔案局負責解釋。
第二十條 本規則自2016年7月1日起施行。重慶市檔案局關于印發《重慶市機關歸檔文件整理實施細則》的通知（渝檔發〔2009〕34號）、重慶市檔案局關于印發《重慶市企業事業單位歸檔文件整理規定》的通知（渝檔發〔2009〕39號）同時廢止。
